Noções de PMBOK

Projeto: É um esforço TEMPORÁRIO para se criar um produto, serviço ou resultado.

Produto: É  um objeto a ser produzido. Pode ser final ou componente de outro.

Serviço: É uma função do negócio que dá suporte a distribuição ou  produção.

Resultado: São documentos ou outro tipo de documentação que represente o conhecimento obtido de um projeto.

Estrutura do Ciclo de vida de um projeto - Independente de Tamanho.

• Inicio
• Organização
• Execução do trabalho
• Encerramento

Abaixo um gráfico ilustrando a influência das partes interessadas e o custo das mudanças ao longo do projeto.

Quanto mais o projeto avança, menos as partes interessadas dão pitaco, mais caro fica modificar o que já se tem.

Os três principais documentos produzidos para um projeto são: Documento de abertura para um projeto, Documento de Escopo de um projeto e o Plano de Gerenciamento de um Projeto.

Vamos rezar: Uma fase de um projeto abrange TODOS OS GRUPOS DO PMBOK. ESSA É A COISA MAIS FULERA E MANJADA COBRADA PELAS BANCAS A RESPEITO DE PMBOK.

Os grupos de processos do PMBOK são 5 e não podem ser chamados de FASES do projeto.

• Iniciação
• Planejamento
• Execução
• Monitoramento e Controle
• Encerramento

Também há 9 áreas de conhecimento, que agrupam processos similares.

Iniciação

Na iniciação temos 2 processos. Um processo de integração e outro de comunicação. A área de processo de integração está em todos os grupos.

• Desenvolver o termo de abertura do projeto
• Identificar as partes interessadas

Project Charter: É um documento que descreve formalmente a existência de um projeto.

Planejamento

Todas as 9 áreas de processos estão presentes nesse grupo de planejamento.

Integração:  Desenvolver o plano de gerenciamento de projeto. (Lembre-se que na iniciação é desenvolvido um plano de abertura para o projeto, e aqui um plano de gerenciamento)

Cronograma: Identificar atividades, Identificar recursos das atividades, Estimar a duração das atividades, Desenvolver o cronograma e Sequenciar as atividades.

Custo: Estimar custos, Determinar orçamento.

Escopo: Identificar requisitos, Definir Escopo, criar EAP.

Qualidade: Planejar a qualidade.

Comunicação: Planejar as Comunicações

Risco: Identificar riscos, Análise quantitativa, Análise qualitativa, Planejar respostas as riscos e Planejar o gerenciamento de riscos.

Recursos Humanos: Desenvolver o plano de RH

Aquisições: Planejar aquisições

Essa parte dos riscos merecem algum destaque.

É muito comum em concursos cair alguma questão que peça para se dizer se algo é análise quantitativa ou qualitativa.

Análise Qualitativa

A identificação dos riscos pode utilizar algumas das seguintes técnicas:

• Brainstorm
• Técnica Delphi. Basicamente utiliza anonimato para se chegar a respostas que tenham consenso. Evita-se parcialidade.
• Entrevistas para quem entende do assunto
• Análise de causa-raiz, para ir descobrindo os problemas subjacentes
• SWOT ( Análise de força e fraqueza)

Alguns diagramas utilizados:

Diagrama de causa e efeito, espinha de peixe ou Ishikawa

Diagramas de fluxograma e Influência.

Depois de identificados esses riscos, deve-se fazer uma análise quantitativa desses riscos, para se saber a probabilidade deles acontecerem e o impacto para o negócio.

As técnicas utilizadas na Análise quantitativa: Mont'Carlo, 

Na Análise qualitativa dos riscos é realizada a priorização deles.

• Matriz de probabilidade e impacto (Avaliação da probabilidade de um risco acontecer e seus impactos para a organização.

Análise de Risco Quantitativa:

Avaliar quantitativamente o impacto do risco na organização.

GERALMENTE FEITO APÓS A ANÁLISE QUALITATIVA. Esse processo deve ser repetido logo após a realização do processo "Planejar Respostas aos Riscos" e também como parte de "Monitorar e Controlar Riscos", pra ver se o risco do projeto diminuiu.

• Árvores de Decisão
• Diagrama de Pareto
• Simulação (pelo método de mont'carlo)
• Entrevistas ( assim como no análise qualitativa )
• Análise de Sensibilidade (Ajuda a identificar quais riscos têm mais impacto no projeto)
• Distribuições de probabilidade
• Análise do valor monetário esperado ( calcula o resultado médio quando o futuro inclui cenários que podem acontecer ou não)

Essa análise do valor monetário também é conhecida como a Análise do "E se.."

Planejar respostas aos riscos

Riscos negativos

Eliminar: elimina totalmente o risco, até mesmo cancelando o projeto.

Transferir: Não elimina o risco. Apenas tira da sua reta e coloca o outro na reta.

Mitigar:  Diminui a probabilidade de um risco acontecer, ou quando não é possível, reduzir seu impacto.

Aceitar: É, fazer o que né... riscos sempre vão existir.

Riscos positivos

Explorar: opa, surgiu uma oportunidade, vamos deslocar mais recursos para esse área

Compartilhar: melhor comer uma melancia doce com outro do que uma azeda sozinho. Então quando não se tem condições de aproveitar uma oportunidade pode-se dividir essa oportunidade com quem tenha mais condições.

Melhorar: (ao contrário de mitigar),  dá mais condições para que uma oportunidade ocorra.

Aceitar:  Se uma oportunidade ocorrer... bem... senão... paciência.

Execução

Integração: orientar e gerenciar a execução do projeto

Recursos Humanos: Mobilizar a equipe do projeto, Desenvolver a equipe do projeto e Gerenciar a equipe do projeto ( lembre-se que anteriormente foi definido o plano de RH)

Aquisições: Conduzir as aquisições

Comunicações: Distribuir informações e Gerenciar as expectativas das partes interessadas ( lá atrás tinha sído definido o plano de comunicações "Planejar Comunicações")

Qualidade: Realizar a garantir a qualidade

Monitoramento e Controle

Integração:  Monitorar e controlar o trabalho do projeto, Realizar o controle integrado de mudanças

Escopo: Verificar escopo, Controlar escopo

Aquisições: Administrar aquisições

Qualidade: Realizar o controle da qualidade

Encerramento

Integração: Encerrar projeto ou fase
Aquisição: Encerrar aquisições

Estruturas Organizacionais

Estrutura Funcional

Dividido em organizações funcionais, cada funcionário tem um chefe bem definido. Cada departamento desempenhará suas funções independentes de outros departamentos, isso é, os membros da equipe geralmente não são colocados juntos.

Os gerentes de projeto geralmente possuem pouca autoridade real.

Estrutura Projetizada

Nessa estrutura, os membros da equipe são geralmente colocados juntos.
Os gerentes de projeto possuem grande independência  e autoridade.

Estrutura Matricial

É uma forma de utilizar as duas abordagens.

É mais difícil de implementar
Podem acontecer questões como sensação de duas chefias (funcional e hierárquica)
Atritos com jurisdição acontecem todo o tempo
Porém é mais flexível que as outras.

Pode ser Matricial Fraca ( mais parecida com funcional), Matricial Forte ( mais parecida com Projetizada), e Matricial Balanceada.

Escritório de Projetos

PMO ( Project Management Officer )

A função de um PMO é dar suporte aos gerentes de projeto.

O escritório de projeto é responsável  pelo gerenciamento de metologias, padrões e interdependências entre  outros projetos.

O gerente de projeto é responsável pelo gerenciamento das restrições de ESCOPO, CUSTO,  CRONOGRAMA e QUALIDADE para um projeto individual. 

Função de um gerente de projeto: Planejamento, Controle e Comunicação. Sua obrigação é atingir os objetivos do projeto.

O gerente de projeto é o responsável por acompanhar e executar as atividades da equipe, uma vez que sua função principal é participar diretamente dos resultados produzidos.

Essa é uma alternativa falsa.


PERT, CPM e Gantt
CPM ( Critical Path Method) foi desenvolvido a partir do modelo do gráfico de barras, para modelar visualmente as dependências entre as atividades.

Mas redes PERT/CPM encontramos centro o caminho crítico, que é o caminho mais longo.

A diferença entre o CPM e o PERT é que o CPM é determinístico,  onde cada atividade tem uma duração de tempo fixa, já no PERT cada atividade tem um tempo provável. Note que como as estimativas das atividades podem mudar, um ou outro caminho da rede PERT pode ser escolhida como caminho crítico.

CPM -> Duração determinada.
PERT -> Duração provável


Nas redes PERT/CPM temos a Data de Término Mais Cedo e a Data de Término Mais Tarde.
A diferença entre a Data de Término Mais Cedo e a Data de Término Mais Tarde determina a FOLGA do evento.

Folga positiva é a maior folga possível que um evento pode gastar sem comprometer o cronograma final de um projeto.

Folga Livre => É o atraso máximo que a atividade pode ter sem alterar a data fixada para a entrega mais cedo, isto é, da Data de Início mais cedo até a data de término mais tarde.

Folga Dependente => É mais arroxado que a Folga livre. Vai da <<Data de Início mais Tarde>> até a <<Data de Termino mais Tarde>>


Considere a tabela do Diagrama de Rede de um projeto composto por atividades término-início abaixo



Analise as afirmativas que se seguem e selecione a opção que representa a conclusão de sua análise:

( ) O caminho crítico do diagrama de Rede é representado pelas atividades A-B-D-E-G; 
Certo. Note que não há folga ( Inicio mais tarde menos inicio mais cedo) nessas atividades.

( ) A folga total das atividades A, B, C e E é igual a zero; 
Errado. A folga em A, B e E é realmente igual a zero, mas C tem uma folga de 8-6=2.

( ) O tempo total do projeto, do início ao fim, é de 17 dias; 
Certo. Basta somar todas as durações das atividades do caminho crítico.
A=5,B=5,D=2,E=4 e G=1 => 17 dias.

( ) A folga das atividades pode ser obtida pela diferença: fim mais tarde menos o fim mais cedo.
Sim, umas das formas.
Se temos o início mais cedo e o início mais tarde, e temos a duração, também temos o termino mais cedo e o termino mais tarde.


Estrutura Analítica do Projeto

É o conjunto de componentes do projeto estruturados com base nas entregas, que organiza e define o escopo total do projeto.



Acordo básico entre os Stakeholders e os integrantes da equipe.

Decomposição é uma das formas de ase construir a Estrutura Analítica do Projeto.Cada elemento, de cada nível da EAP, deve receber um identificador exclusivo.

O nível mais baixo de um EAP é chamado de PACOTE DE TRABALHO. É nesse nível mais baixo que são feitas estimativas de duração das atividades. Alias, pacotes de trabalho são atividades ou componentes que podem ter a responsabilidade entregue a pessoas ou grupos.

Não é obrigatório, segundo o PMBOK, a presença de atividades na EAP.

Então, fora isso, temos um dicionário que dá mais detalhe sobre cada item no EAP, como custos, orçamentos, prazos, distribuição de recursos e  descrição das atividades.

Dicionário EAP = { CUSTOS, ORÇAMENTO, PRAZO, RECURSOS } , além disso existem os MARCOS (MILESTONES), que nem no post anterior onde afirma que um marco é o fim de uma atividade, para sabermos que a equipe não passou o tempo todo enrolando.